Nous faisons le constat que contrôler le télétravail de ses salariés ne diffère pas de celui réalisé en entreprise, la charge ainsi que les critères de résultat exigés sont les mêmes.
Quelque soient les circonstances, n’oubliez pas de régulariser le télétravail dans l’entreprise. Il peut être mis en place dans le cadre d’un accord collectif existant ou, dans le cadre d’une charte élaborée par l’employeur après avis du Comité Social et Economique. En l’absence d’accord collectif ou de charte, le salarié et l’employeur formalisent leur accord par tout moyen. Soyez dans les règles et validez une charte ou un accord de gré à gré.
Oui – Le controle du télétravail est un acte managerial
Il est plus que jamais nécessaire de contrôler la production des collaborateurs lors de la mise en place d’un télétravail forcé ou imposé par les circonstances. Certains collaborateurs pourraient confondre travail à distance et loisirs. L’autonomie et la maturité nécessaire pour s’auto-motiver peut-être particulièrement difficile à acquérir pour certains et particulièrement dans une mise en place immédiate et abrupte. Je fais référence à ce chef d’entreprise de transports qui a permis à ses collaborateurs administratifs de travailler à distance. Bilan au bout d’une semaine de confinement, il fait revenir tout le monde au bureau en respectant les consignes de sécurité sanitaire en évoquant la nécessité de service public pour la livraison des denrées périssables et l’approvisionnement des grandes surfaces. Il impose à son staff d’être présent au bureau. Le télétravail a été un échec : Trop de laxisme, d’erreurs et de non responsabilisation : « Je pensais que Germaine s’en était occupé… »… Contrôler en télétravail ne s’improvise pas et cela se prépare en amont.
Aussi, pour éviter les erreurs de base, veuillez respecter les consignes suivantes :
- Créez des points de contrôles à heures fixes individuels par téléphone et par vidéo, aussi bien en individuel qu’en équipe.
- Proposez plusieurs créneaux hebdomadaires « hot line manager » pendant lesquels vous êtes 100 % disponible par chat, téléphone et vidéo.
- Mettez en œuvre des ateliers virtuels de créativité, réunion ou échanges informels au moins une fois par semaine.
- Invitez vos collaborateurs à préparer un quick win par semaine (1 bonne action, 1 bonne nouvelle, ou 1 réussite) qu’il /elle présentera à l’équipe.
- Dans une situation de management à distance, la technologie aide à accompagner les performances de vos salariés. Le contrôle passe automatiquement par des points de suivis réguliers à la même fréquence que le management présentiel : contrôles par téléphone par sondage aléatoire pour vérifier que le collaborateur est à son poste de travail.
Grâce aux outils collaboratifs (VPN – Virtual Private Network / Réseau Privé Virtuel) le manager peut vérifier le flux de données échangées lors de la connexion avec le réseau de l’entreprise. Lui-même en télétravail, il pourra avoir une vision globale des flux de communication en étant en copie des mails adressés par ses collaborateurs.
Pour favoriser le suivi de l’activité, il peut également mettre en place un système de contrôle déclaratif (feuilles de présence avec horaires) ou un contrôle d’accès à distance au réseau interne de l’entreprise par identificateur et mot de passe.
Non – Le télétravail est contraignant et la confiance s’impose
Attention, confinement rime avec isolement et délaissement. Sans parler de contrôle, le manager se doit de maintenir le lien avec ses collaborateurs.
L’utilisation des technologies favorise une nouvelle forme d’autonomie. Cette autonomie tend vers une forme d’auto-contrôle. Grâce au télétravail les salariés gagnent en efficacité, tout en se sentant moins fatigués. Ils sont responsabiliséset ont conscience que l’entreprise, et même la Société civile dans ces moments difficiles leur donnent une certaine indépendance et leuraccordent leur confiance. Le télétravail devient un acte citoyen.
Contrairement à ce que certains pourraient craindre, la situation de télétravail conduit plus souvent à la densification du travail, au bénéfice de l’entreprise. Je constate chez nos clients, que certains collaborateurs n’arrivent plus à se déconnecter et risquent de s’imposer des rythmes hors normes : temps de travail excessif, empiétement entre vie professionnelle et vie privée.
En pratique, il est possible de mettre en place des solutions qui permettent un suivi efficace et ludique tout en respectant l’intimité et la vie privée des télétravailleurs.
Des espaces de communication entre collègues doivent être privilégiés, grâces aux outils collaboratifs tels que Klaxoon, Zoom, Hangouts ou Team. Ces plateformes, souvent peu onéreuses, permettent de réaliser des échanges formels et informels, des ateliers de travail, gérer des projets à distance depuis un téléphone, une tablette ou un ordinateur. Loin de nous l’idée d’un contrôle, ces outils serviront à maintenir le lien social et favoriser la communication avec le manager et les collaborateurs entre eux. Des rituels d’échanges, des chats et des vidéo-réunions seront mis en place pour recréer les espaces de discussion et de créativité.
Ne se sentant pas étouffé par le contrôle, les collaborateurs seront libres dans leurs mouvements, leur créativité, leur prise de responsabilité et donc bien plus productifs et performants.
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